Обязан ли работодатель хранить заявления работников о выборе формы ведения трудовой книжки и в течение какого периода?
Сроки хранения документов, связанных с приемом, переводом на другую работу (перемещением), увольнением работников, кадровым учетом, установлены в Перечне, утвержденном Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (далее - Перечень), в подразделе 8.1 разд. 8 «Кадровое обеспечение».
Заявления о представлении сведений о трудовой деятельности либо о продолжении ведения трудовой книжки в Перечне не поименованы.
При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (п. 445 Перечня).
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п. 445 Перечня). Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. п. 4.1, 4.8 - 4.9 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).
Таким образом, в случае если работодатель в локальном нормативном акте установит, что заявление о выборе способа ведения трудовой книжки является частью личного дела работника, то срок его хранения, согласно Перечню, составит 50 лет.
Заявления о представлении сведений о трудовой деятельности либо о продолжении ведения трудовой книжки в Перечне не поименованы.
При этом документы, вошедшие в личное дело работника организации, хранятся в течение 50/75 лет (п. 445 Перечня).
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет (ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», п. 445 Перечня). Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством (п. п. 4.1, 4.8 - 4.9 Приказа Росархива от 20.12.2019 N 237 «Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»).
Таким образом, в случае если работодатель в локальном нормативном акте установит, что заявление о выборе способа ведения трудовой книжки является частью личного дела работника, то срок его хранения, согласно Перечню, составит 50 лет.
8.02.2021